DELEGASI
I.
PENDAHULUAN
Organisasi merupakan sekumpulan orang dengan sistem kerja sama
untuk mencapai tujuan bersama. Dalam sisitem kerja sama secara jelas diatur
siapa dan menjalankan apa, siapa bertanggung siapa, arus komunikasi, dan
memfokuskan sumber daya pada tujuan.
Pengorganisasian dapat diartikan sebagai sumber proses membagi
kerja ke dalam tugas-tugas yang lebih
kecil, membebankan tugas-tugas itu kepada orang yang sesuai dengan
kemampuannya, dan mengalokasikan sumber daya, serta mengkoordinasikannya dalam
rangka efektivitas pencapaian tujuan organisasi.[1]
Akan tetapi dalam realitanya, ternyata dalam melaksanakan tugas dari organisai
tersebut tidaklah mudah dan semuanya terkadang tidak bisa berjalan dengan lancar
dan sesuai rencana. Ada beberapa hal yang seringkali tidak bisa diatasi. Untuk
itu dibutuhkanlah semacam alat bantu dalam menyelesaikan tugas-tugas dari
organisai tersebut. Dan diiantara alat-alat bantu tersebut yaitu delegasi.
II.
RUMUSAN
MASALAH
A.
Apa
Pengertian Delegasi Itu?
B.
Mengapa
Diperlukan Pendelegasian?
C.
Apa yang
Harus Dimiliki oleh Seorang Delegator?
III.
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Delegasi
secara singkat dapat dikatakan bahwa delegasi adalah pemberian
sebagaian tanggung jawab dan kewibawaan kepada orang lain (Charles J. Keating :
hal. 1991). Lebih lanjut lagi Taiylor, (1993 : 68) Mengatakan bahwa
pendelegasian adalah suatu proses untuk mengembangkan pegawai pegawai
anda. P. Jenks (1991: 45) Dalam bukunya Delegas kunci management
menyatakan bahwa Menjadi seorang delegator yang baik adalah merupakan suatu
proses belajar maupun sebagai suatu cara untuk memperoleh hasil yang spesifik.
Jadi dengan mengadakan delegasi itu kita mengakui bahwa kita
membutuhkan bantuan orang lain dalam mengemban tanggung jawab kita,
mengajak orang lain untuk ikut serta dalam kerja kita dan
memberikan kepadanya bagian dari tugas tugas kita, kita memberikan kepadanya
kekuasaan untuk melaksanakan tugas itu. Kita menciptakan tanggung
jawab pada orang yang kita beri delegasi itu dalam hubungan dengan
kita sejajar dengan pertanggung jawaban kita kepada atasan kita, Bila
kita mengadakan delegasi kita minta kepada orang lain agar ikut serta memikul
sebagai tanggung jawab dari tugas tugas kita. Kita memberi kepada kewibawaan,
hak untuk membuat keputusan di bidang yang ada dalam lingkup tugas yang
kita berikan kepadanya.
Delegasi dapat didefinisikan sebagai pelimpahan wewenang dan
tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi
wewenang adalah proses dimana para manager mengalokasikan wewenang kebawah kepada
orang-orang yang melapor kepadanya.[2] Untuk
jelasnya pengertian pendelegasian wewenang ini penulis mengutip
definisi-definisi yang dikemukakan oleh para penulis, sebagai berikut :
1.
Drs.
H. Malayu S.P. Hasoibuan
Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau
wewenang oleh delegator kepada delegate untuk dikerjakannya atas nama
delegator.
2.
Raleph
C. Davis
Pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu proses ketika
penyerahan wewenang, berfungsi melepaskan kedudukan dengan melaksanakan
pertanggung jawaban.
3.
Louis
A. Allen
Pendelegasian wewenang adalah dinamika manajemen. Pendelegasian wewenang
adalah proses yang diikuti oleh seorang manajer dalam pembagian kerja yang
dipikulkan kepadanya, sehingga ia melakukan kegiatan kerja itu hanya karena
penempatan organisasi yang unik, dapat mengerjakan dengan aktif, sehingga ia
dapat memperoleh orang-orang lain untuk membantu pekerjaan yang tidak dapat ia
kerjakan.[3]
Ada empat kegiatan yang terjadi ketika delegasi dilakukan, yaitu:
1.
Pendelegasi
menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan.
2.
Pendelegasi
melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas.
3.
Penerimaan
delegasi, baik inklusif atau eksklusif, menimbulkan kewajiban atau tanggung
jawab.
4.
Pendelegasi
menerima pertanggung jawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.
Efektifitas delegasi merupakan faktor utama yang membedakan manajer
sukses dan manajer tidak sukses.[4]
B.
Perlunya
Pendelegasian
Tujuan utama pendelegasian adalah agar organisasi dapat menggunakan
sumber dayanya secara efisien. Namun tidak mudah mendelegasi tanggung jawab.
Untuk itu diperlukan persyaratan tertentu yang dijadikan dasar pemberian
tanggung jawab.
Beberapa unsur yang menjadi dasar pemberian tanggung jawab antara
lain:
a)
Spesifikasi
tugas
b)
Kesamaan
fungsi, dan rentang manajemen.
Agar delegasi itu berlangsung efektif para anggota organisasi harus
tahu dimana mereka berada dalam rantai komando. Kalau tidak, mereka tidak dapat
menerima dan tidak pula menyerahkan tanggung jawab secara meyakinkan.[5]
1. Prinsip scalar.
Dalam proses pendelegasian harus ada garis
wewenang yang jelas mengalir setingkat demi setingkat dari
tingkatan organisasi paling atas ke tingkatan paling bawah. Garis wewenang yang
jelas akan membuat lebih mudah bagi setiap anggota organisasi untuk mengetahui: (a) Kepada siapa dia dapat mendelegasikan, (b) Dari siapa ia akan menerima
delegasi, (c) Kepada siapa dia harus memberikan pertanggung jawaban .
2. Prinsip kesatuan perintah.
Prinsip kesatuan perintah menyatakan bahwa
setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan.
Pelaporan kepada lebih dari satu atasan membuat individu
mengalami kesulitan untuk mengetahui kepada siapa pertanggung jawaban diberikan
dan instruksi mana yang harus diikuti.
3. Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas.
Seperti telah banyak dibahas dimuka,
prinsip ini menyatakan bahwa (a) agar organisasi dapat menggunakan
sumberdaya-sumberdayanya dengan lebih efisien, tanggung jawab untuk tugas-tugas
tertentu diberikan ke tingkatan organisasi yang paling bawah dimana ada cukup
kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya. (b) konsekuensi wajar peranan
tersebut adalah bahwa setiap individu dalam organisasi untuk melaksanakan tugas
yang dilimpahkan kepadanya dengan efektif, dia harus diberi wewenang secukupnya.
(c) bagian penting dari delegasi tanggung jawab dan wewenang adalah
akuntabilitas penerimaan tanggung jawab dan wewenang berarti individu juga
setuju untuk menerima tuntutaan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
Sedangkan alasan mengapa diperlukannya pendelegasian, diantaranya
yaitu:[7]
1.
Memungkinkan atasan dapat
mencapai lebih dari pada mereka menangani setiap tugas sendiri.
2.
Agar organisasi dapat
berfungsi lebih efisien.
3.
Atasan dapat memusatkan
tenaga kepada suatu tugas yang lebih diprioritaskan.
4.
Dapat mengembangkan keahlian bawahan sebagai
suatu alat pembelajaran dari kesalahan.
5.
Karena atasan tidak mempunyai kemampuan yang
dibutuhkan dalam pembuatan keputusan.
C.
Hal-hal yang Harus
Dimiliki Oleh Seorang Delegator
Agar wewenang yang
dimiliki oleh seorang delegasi dapat ditaati oleh bawahannya maka diperlukan
adanya:
1.
Kekuasaan
(power); yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi
individu, kelompok, keputusan.
Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
a.
Kekuasaan
posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini
tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
b.
Kekuasaan
pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa
besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Dan menurut sumbernya wewenang atau kekuasaan dibagi menjadi lima,
diantaranya:[8]
a.
Kekuasaan Paksaan (Coersive Power)
Kekuasaan yang
dengan paksaan pada dasarnya merupakan usaha atasan terhadap bawahannya
untuk melaksanakan usaha menyelesaikan pekerjaan. Mereka akan dihukum dan
dibuat frustasi apabaila tidak meyelesaikan pekerjaanya. Sebagai contoh,
karayawan suatu perusahaan akan merasa takut dan bersalah apabila terlambat
masuk bekerja, jika ketentuan aturan tentang disiplin kerja menyatakan
demikian, maka setiap karyawan yang datang terlambat tidak akan dibayar uang
makan dan pengganti biaya transport. Setiap kali datang bekerja, karyawan yang
datang terlambat akan ketakutan apabila melihat bagian personalia berdiri di
depan pencatat absen, dengan demikian, selnjutnya karyawan tersebut akan
berusaha hadir ditempat kerja tepat waktu dan tidak terlambat, akibat paksaan
oleh aturan dan disiplin tersebut.
b.
Kekuasaan Imbalan (Reward Power)
Kekuasaan yang
terbentuk karena pemberian imbalan merupakan dasar bagi pengikut (bawahan) yang
mempengaruhi kapasitas kerja mereka sesuai dengan besarnya imbalan yang diterima.
Imbalan dapat membuat kepuasan bawahan untuk beberapa pemenuhan kebutuhannya.
Sebagai contoh, seorang pekerja digaji sebesar Rp.500.000 untuk memproduksi
1000 unit barang, ternyata dapat dilakukan dengan baik. Kemudian pekerja tersebut
dijanjikan tambahan intentif
sebesar Rp.250.000 lagi,
tetapi harus dapat menambah produksi sebesar 750 unit barang lagi, dan ternyata masih dapat terselesaikan
dengan baik.
Dengan demikian,
kekuasaan dengan imbalan dapat mempengaruhi orang untuk mengikuti perintah
atasannya, apabila dapat imbalan meningkat, maka kekuasaan yang dimiliki atasan
lebih kuat dan sangat berpengaruh sebagai akibat dimana peningkatan imbalan ini
dapat membuat tingkat kepuasan meningkat untuk sementara. Pengaruh dari
kekuasaan berdasrakan paksaan dan pemberian imbalan memiliki landasan
berdasarkan proses yang dipengaruhinya. Maksudnya, bahwa kekuasaan tersebut
dapat terbentuk apabila mempunyai tingkat kebutuhan yang dapat mempengaruhi
tuntutan pekerja, sehingga pengakuan atas kekuasaan karena paksaan dan imbalan
dapat terjadi. Semakin tinggi paksaan yang dilakukan, maka kuantitas dan
kualitas imbalan juga akan semakin besar. Sebaliknya, apabila unsure paksaan
tidak terlalu kuat, biasanya akan diikuti imbalan yang tidak terlalu
menjanjikan. Keadaan seperti ini berlaku untuk setiap keadaan, tetapi hanya
berlaku pada kondisi yang didiuraikan sebelumnya.
c.
Kekuasaan Dilegitimasi (Legitimate Power)
Kekuasaan harus
direspons oleh pihak pengikutnya, apabila tidak ada respons dari pengikutnya,
maka kekuasaan itu dikatakan hampa atau tanpa wibawa. Sebagai contoh, seorang
prajurit akan merespons posisi komandan karena pangkatnya lebih tinggi. Pada
system tradisional, seorang pengikut akan selalu merespons pimpinannya (Peabdy).
Maksudnya; ditujukan kepada siapapun
bahwa pengaruh seseorang adalah diasosialisasikan sebagai prediksi dari keunggulan
yang besar dari penggunaan kekuasaan yang harus dilegitimasi secara
tradisional.
d.
Kekuasaan Referensi
Kepemimpinan didasarkan pada bentuk kepribadian yang
ditampilkannya, hal itu sebagai acuan pengikut untuk menghormati atasannya.
Tampilan luar sebagai kharisma dan dapat membentuk penampilan yang dapat
menciptakan performa bagi seorang pemimpin di dalam mengatasi kegagalan dan
kelemahan yang dimiliki.
e.
Kekuasaan Keahlian (Expert Power)
Gambaran dari para
manajer yang berskala internasional adalah dapat membuat strategi yang istimewa
untuk mengatasi pengaruh-pengaruh yang sangat dominan terhadap setiap
permasalahan. Kepercayaan dari pengikut dapat terjadi sebagai akibat dari
pengaruh strategi kepemimpinan untuk menciptakan popularitas, yang kemudian menjelma
menjadi kepercayaan yang sangat kuat bagi pengikutnya, serta kemampuannya untuk
meyakinkan atasannya dengan keahlian kepemimpinannya.
Keahlian manajer
memposisikan diri dapat dilihat dari dua sisi, yaitu ketika dia dipengaruhi
atasannya sendiri (top manajemen), dan ketika dia mempengaruhi bawahannya.
Ketika manajer dipengaruhi atasannya langsung maka : pertama; apabila
dia dapat bergabung dengan konsep atasannya tersebut, antara lain mengikuti
terus kemauan atasannya, dia akan menjadi sangat popular dihadapan atasannya
itu. Kedua; apabila manajer hanya bersikap ramah, tetapi tidak secara
penuh merespons konsep atasannya, dia masih popular, tetapi kepopulerannya
tidak sekuat kondisi pertama tadi. Ketiga; apabila manajer mulai
mengadakan posisi tawar menawar dengan atasannya, dia mulai tidak popular lagi
dihadapan atasannya. Keempat; apabila sikap manajer mulai tegas dengan
pendiriannya, untuk menilai konsep atasannya, maka dia semakin tidak popular
lagi dihadapan atasannya. Kelima; manajer bertindak dengan kewenangan
penuh sesuai uraian tugas dan tanggung jawabnya (job describition), didalam
menilai konsep atasannya, maka sikap dan penilaian atasannya terhadap manajer
tersebut sudah benar-benar tidak popular lagi, disebabkan kemungkinan akan
banyak perintah atasan yang tidak harus dilakukan apabila manajer menilaikan
berdasarkan tugasnya.
2.
Tanggung
jawab dan akuntabilitas tanggung jawab (responsibility). Yaitu kewajiban untuk
melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari
atasannya. Akuntability merupakan permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan
tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan
bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang
akan diberikan, dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan
yang akan diambil.
3.
Pengaruh
( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk
melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi.
Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan
informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.[9]
IV. KESIMPULAN
Delegasi merupakan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal
kepada orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan tertentu. Delegasi
diperlukan agar suatu organisasi dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien.
Dan agar delegasi itu berlangsung efektif, maka para anggota organisasi harus
tahu dimana mereka berada dalam rantai komando.
Ada tiga prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi
yang efektif. yaitu: Prinsip scalar, Prinsip kesatuan perintah, dan prinsip
Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas. Sebuah delegasi diperlukan dengan
berbagai macam tujuan, diantar tujuan yang paling inti yaitu agar organisasi
dapat berfungsi lebih efisien.
Seorang delegasi harus memenuhi syarat-syarat pendelegasian yaitu,
kekuasaan (power), Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab
(responsibility), Pengaruh ( influence ).
DAFTAR
PUSTAKA
Fatah,
Nanang, Landasan Manajemen Pendidikan, (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya
Offset, 2009)
Handoko,
Hani, Manajemen, (Yogyakarta: BPFE, 2003)
Hasibuan,
Malayu S.P., Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah, (Jakarta: Bumi
Aksara, 2009)
[1] Nanang Fatah, Landasan Manajemen Pendidikan, (Bandung: PT.
Remaja Rosdakarya Offset, 2009), cet. 10, hlm. 71
[2] Hani Handoko, Manajemen,
(Yogyakarta: BPFE, 2003), hlm. 224
[3] Malayu S.P.
Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah, (Jakarta: Bumi
Aksara, 2009), hlm.72-73
[4] Hani Handoko, Op.Cit,
hlm. 224
[5] Nanang Fatah, Op.
Cit, hlm. 77
No comments:
Post a Comment